Товарный запас аптеки. Мастер-класс по оптимизации

    Кейс 1. Товарный запас: баланс и структура

    Товарный баланс. Проверьте товарный баланс аптеки. Для этого определите, соответствует ли размер товарного запаса (остатка) объему товарооборота или выручке (таблица 1). Товарный запас способствует росту выручки, если его размер составляет 80–120 процентов от товарооборота (выручки). Определить товарный баланс поможет пример. Используйте табл. 1 и пример, чтобы рассчитать показатели для своей аптеки.

    Таблица 1. Пример товарного баланса для условной аптеки N
 

    Пример 1. Расчет соотношения товарного запаса и товарооборота

    Для расчета используем данные таблицы 1 для условной аптеки N. Товарооборот (выручка) за месяц аптеки равна 650 тыс. руб. Товарный запас аптеки составляет 730 тыс. руб., или 112 процентов от товарооборота. Такой товарный запас способствует росту выручки аптеки.

    Структура товарного запаса. Оцените структуру товарного запаса по его видам: рабочему, страховому, вынужденному. Используйте рабочий запас для ежедневных продаж. Страховой запас аптеки создавайте, чтобы компенсировать возможные задержки поставок, рост фактических продаж и действие других факторов неопределенности. Контролируйте вынужденный запас, который может возникать вне зависимости от желания аптеки. Он включает неликвидные товары и бракованные товары.

    В рамках страхового запаса создавайте сезонный, маркетинговый, конъюнктурный запасы. Сезонный запас по конкретным товарным позициям нивелирует риски перебоев с поставками в период сезонного роста потребления. Маркетинговый запас позволит обеспечить достаточное количество товара в период проведения маркетинговых акций, в которых он участвует. Конъюнктурный запас — это остатки товара по старым ценам в то время, когда конкуренты цены уже подняли. Или товарные остатки популярного товара в период, когда у конкурентов такой товар в ассортименте уже закончился. Конъюнктурный запас позволит получить аптеке дополнительную прибыль.

    Кейс 2. Анализ ассортиментных групп

    Выполняйте многофакторный анализ ассортиментных групп. Он поможет оптимизировать наполнение товарного запаса. Помните о принципе Парето: 20 процентов товара дают 80 процентов прибыли. Используйте разные методы анализа и их сочетание. АВС-анализ оценивает вклад каждой товарной позиции в структуру выручки. Выполняйте такой анализ, чтобы выявить группу ассортимента, которая дает максимальный объем продаж и прибыли (таблица 2).

    Таблица 2. Характеристики групп ассортимента в рамках ABC-анализа
 

    XYZ-анализ оценивает стабильность продаж товарных позиций и уровень колебаний спроса по ним (таблица 3). Обращайте внимание на ассортиментные группы, которые обеспечивают максимальный объем продаж — группа А, пользуются постоянным спросом — группа Х. Помните, что безусловный лидер ассортимента — группа ААХ, аутсайдер — группа ССZ. Используйте рекомендации по работе с отдельными группами (таблица 4).

    Таблица 3. Характеристики категорий товаров в рамках XYZ-анализа ассортимента
 

    Таблица 4. Рекомендации по работе с ассортиментными группами в рамках ABC-XYZ-анализа
 

    Кейс 3. Работа с товарными остатками

    Настраиваемый автозаказ. Используйте этот инструмент, чтобы рассчитать скорость продаж с учетом настраиваемых групп и фактической сезонности (на основе АВС и XYZ-анализа). Выполняйте с помощью настраиваемого автозаказа краткосрочное и долгосрочное прогнозирование продаж по каждой товарной позиции. Рассчитывайте фактическую потребность по каждой товарной позиции с учетом ее предыдущих продаж в аптеке и расписанием поставок от поставщиков. Автозаказ работает корректно, если аптечная организация:

1. использует корректный справочник;
2. настраивает индивидуальные параметры автозаказа;
3. учитывает особенности своей программы автоматизации.

    Стратегии управления запасами.Автоматический заказ — автоматический расчет параметров пополнения и текущей потребностей в заказе, а также автоматическое распределение заказов по поставщикам аптечной организации с учетом приоритетов и заданных критериев. Включайте автоматический заказ в единую функциональную систему с ассортиментным планом. Для управления запасами установите в аптеке:

1. параметры АВС групп (вы сами устанавливаете проценты);
2. точку заказа (или момент заказа);
3. размер заказа.

    Точка заказа — установленный уровень запаса, при снижении до которого формируется заказ на поставку очередной партии товара. Размер заказа — количество товара, на которое должен быть сделан заказ для пополнения уровня товарного запаса. Регулируйте размер заказа объемом партии, интервалом между поставками или по интегральному показателю, который учитывает объем и интервал поставки. Используйте одну из трех стратегий управления товарным запасом: с фиксированным размером заказа (стратегия S—s), с фиксированной периодичностью заказа (стратегия TS) или с установленной периодичностью и фиксированным заказом (стратегия TQ).

    Стратегия S—s основана на уровне реагирования. Заказ товара происходит, если запасы равны или меньше минимального уровня — Qmin, а размер заказа такой, чтобы поставка пополнила запасы до максимального желательного уровня — Qmax. Например, товарный остаток достиг уровня 15 упаковок — необходимо среагировать и сделать заказ. Помните, что минимальный товарный запас (Qmin, уп.) — минимальное количество товара, необходимое для поддержания товарного запаса на время полного цикла прохождения заказа при действующей скорости продаж. Параметр влияет на точку заказа. Максимальный товарный запас (Qmax, уп.) — количество товара, определяющее максимально возможный запас при автоматическом пополнении. Параметр влияет на частоту и объем заказа, который оформляет аптека.

    Стратегия TS с фиксированной периодичностью заказа более эффективна для гашения колебаний спроса, снижает риск затоваривания. Она предусматривает заказ товара через равные промежутки времени. Стратегия TQ также основана на фиксированной периодичности заказа, но предполагает регулярную, с постоянным интервалом проверку запаса. Если на момент проверки уровень запаса достиг точки заказа или опустился ниже ее, формируется внеочередной заказ в размере оптимального количества (таблица 5).

    Таблица 5. Сравнительные характеристики базовых стратегий управления товарным запасом
 

    Выбирайте программы автоматизации, которые поддерживают гибкую и настраиваемую систему автоматического заказа. Такая система может использовать для хорошо продаваемых товаров стратегию S—s, а для товаров с низким спросом — стратегию TS. Формулы для расчета Qmin и Qmax и нормативы запасов настраивайте для каждой группы товаров с учетом принадлежности к группам ABC и XYZ, закупочной цены, объема и скорости продаж.

    Кейс 4. Параметры товарного запаса

    Используйте абсолютные и относительные параметры товарного запаса. Абсолютные показатели выражают в стоимостных (денежных) и натуральных единицах. Используйте их при инвентаризации. Относительные параметры позволяют сопоставить величину товарного запаса с товарооборотом. Они включают уровень товарного запаса и оборачиваемость. Уровень товарного запаса показывает, на сколько дней торговли хватит текущего запаса при сложившемся товарообороте и без учета новых поступлений (пример 2).

         
 Важно
    Оборачиваемость товарного запаса — индивидуальный показатель. Его нормативы аптека устанавливает самостоятельно

    Пример 2. Расчет уровня товарного запаса. На 15 марта лекарственного препарата X в аптеке N осталось 44 упаковки

    За прошедшие дни марта продажи этого лекарственного препарата составили 66 упаковок. Рассчитаем уровень товарного запаса (УТЗ) для этого препарата. Вычислим продажи в день: 66 уп. : 15 дн. = 4,4 уп. В день аптека продавала в среднем 4,4 упаковки. Оставшихся 44 упаковок хватит на 10 дней продаж (44 : 4,4 = 10). Через 10 дней нужно пополнить запас.

    Оборачиваемость — это число оборотов в днях или разах среднего товарного остатка за некоторый отчетный период. Оборачиваемость в днях показывает, сколько дней нужно для продажи среднего запаса. Оборачиваемость в разах показывает, сколько раз за период товар «обернулся», был продан (примеры 3, 4).

    Пример 3. Расчет оборачиваемости в днях

    Средний запас товара «Крем для рук» — 328 упаковок за 6 месяцев. Количество дней в продаже — 180. Продажи товара «Крем для рук» за 6 месяцев — 1701 упаковка. Оборачиваемость в днях = 328 уп. × 180 дн. : 1701 уп. = 34,71 дн. Средний запас товара оборачивается за 34–35 дней.

    Пример 4. Расчет оборачиваемости в разах

    Средний запас Анальгина таб. № 10 за один месяц составил 155 упаковок. Продажи Анальгина таб. № 10 за этот месяц составили 325 упаковок. Оборачиваемость в разах = 325 уп. : 155 уп. = 2. Два раза в месяц продастся средний запас.

    Оборачиваемость товарного запаса — индивидуальный показатель. Устанавливайте для аптеки свои нормы оборачиваемости. Норма оборачиваемости — это количество дней или оборотов, за которое должен быть реализован, по мнению руководства, запас товара, чтобы торговлю можно было считать успешной. На разные группы товаров устанавливайте разные нормы оборачиваемости, например, для косметики — около 100 дней, парафармации — около 60 дней. Норма оборачиваемости для лекарственных препаратов обычно в среднем составляет около 15–30 дней. Чем выше оборачиваемость, тем меньше времени товары находятся в товарном запасе, тем быстрее аптеки выручают за них вложенные деньги. Оборачиваемость — это показатель финансовой ликвидности.

    Отслеживайте показатели оборачиваемости в динамике. Например, оборачиваемость товарного остатка составляет 30 дней. Оцените, хорошо это или плохо для вашей аптеки. Если оборачиваемость была 20 дней, а стала 30 — это плохо, с этим надо разбираться и принимать меры. Например, снизить количество закупаемого товара или увеличить продажи, или сделать и то и другое одновременно. Если оборачиваемость была 45 дней, а стала 30 — это хорошо.

    Отслеживайте показатели оборачиваемости в динамике. Например, оборачиваемость товарного остатка составляет 30 дней. Оцените, хорошо это или плохо для вашей аптеки. Если оборачиваемость была 20 дней, а стала 30 — это плохо, с этим надо разбираться и принимать меры. Например, снизить количество закупаемого товара или увеличить продажи, или сделать и то и другое одновременно. Если оборачиваемость была 45 дней, а стала 30 — это хорошо.

    Учитывайте при оценке соотношение показателей оборачиваемости и продолжительности отсрочки от поставщика. Например, оборачиваемость товарного остатка — 30 дней, а отсрочка от поставщика — 20 дней. В этом случае аптека 10 дней работает на собственных финансовых ресурсах. Поэтому стремитесь, чтобы оборачиваемость в днях не превышала срок товарного кредита от поставщика. Это позволит работать полностью на заемных средствах.

    Кейс 5. Малоликвидные и малооборачиваемые товары

         
Еще по этой теме
    Как «настроить» ассортимент под аптеку. Подсказки эксперта и опыт коллег

    Правильно управляйте запасами малоликвидных и малооборачиваемых товаров. Для начала давайте разберемся, чем они отличаются друг от друга. Продукция признается малоликвидной, если ее остаточный срок годности менее шести месяцев. Часто малоликвидные товары продают с уценкой. Малооборачиваемые товары — это труднореализуемые запасы или запасы, оборачиваемость которых ниже установленного норматива. Малооборачиваемые товары — это товары нормального качества, которые лежат в товарном запасе без движения более чем 90 дней. Такие товары разделяют на три категории: первая — от 90 до 180 дней, вторая — от 180 до 360 дней, третья — свыше 360 дней. Новый товар, который закупает аптека для расширения ассортимента, может на первых этапах попасть в эти категории, а затем стать звездой продаж.

    Отношение количества малоликвидных и малооборачиваемых товаров в аптеке к сумме товарного остатка — показатель затоваривания. Устанавливайте норматив по медленно реализуемым товарам для аптеки. При этом учитывайте, чем больше оборот аптеки, тем больше может быть процент затоваривания, и наоборот. Норматив по малооборачиваемым товарам может лежать в диапазоне 5–10 процентов. Разрабатывайте мероприятия по снижению норматива (пример 5). Учите первостольников работать с этим товаром, то есть формировать на него спрос. Помните, большое количество малоликвидных и малооборачиваемых товаров ухудшает финансовое состояние аптеки.

    Пример 5. Мероприятия по снижению норматива неликвидов

    Реализовать неликвиды со сроком присутствия в ассортименте свыше 360 дней с 50-процентной скидкой. Вывести товары этой категории из ассортимента аптеки. Разобрать по позициям списки неликвидов со сроком 90–180 и 180–360 дней. Выставить приоритеты по продажам товаров этой категории первостольникам.

    Источник:
    https://e.novapteca.ru/1016169
    Электронный журнал - Новая аптека